Hay un gran número de empresas y organizaciones públicas que deben afrontar el reto de conseguir que los procesos para gestionar las incidencias y peticiones, pero a menudo lo van dejando en la cola “porque hay otras prioridades”.

El resultado es que es habitual que este importante tema se descuide o, peor aún, se deje en manos de una aplicación obsoleta y/o mal perfilada.

En el caso de que haya una aplicación al efecto pero no esté a la altura, se puede generar un auténtico “spaghetti” de tickets, sin procedimientos claramente estructurados, conocidos y comprendidos por los usuarios y el staff, con montones de tareas que no reciben los feedbacks adecuados.

En los casos en que la sistemática de tickets existente en una empresa no funciona bien, es recomendable un upgrade: todos los datos existentes se traspasarían a DigitalWiz TickUp, ya sean bases de datos o ficheros, y se realizaría un estudio de cómo reestructurarlos (agrupar tickets, cerrar los que realmente ya lo están, etc.).

Ello requeriría de la colaboración de la empresa cliente, dado que:

Es el cliente quien conoce cómo agrupar los tickets.

Es previsible que se encuentren tickets dudosos.

Cuando un usuario entra en la aplicación, lo primero que aparece es el menú “My tickets”, en el que se muestran los tickets más urgentes a realizar, así como un resumen de los demás. Entonces podrá entrar en el ticket que considere, para actualizar su estado.

Podrá añadir ficheros Office (Excel, Word, PowerPoint, etc.), PDF, imágenes (fotografías o gráficos), etc. o editar los existentes. Cuando se trate de una imagen, se mostrará un “thumb” en la misma ficha, para dar una idea visual de su contenido.

Cuando de lo que se trate sea de crear un ticket, entonces irá al menú “New ticket”.

DigitalWiz TickUp permite agrupar tickets, lo que ayuda sustancialmente en nuestra labor diaria.

A su vez, los tickets pueden tener subtickets pendiendo de ellos.
El menú groups of tickects es crucial: se trata de un resumen tabular, mostrando todos los grupos, tickects y subtickects.

Ofrece un resumen de cantidades y también muestra semáforos, para mayor visibilidad.

El filtrado por letra inicial permite acceder al grupo deseado en un instante.

Desde esta pantalla de estadísticas se pueden visualizar todos los accesos a la aplicación: quién ha entrado recientemente, qué tickets ha creado / editado un usuario, y su estado.

También vemos los usuarios bloqueados vs. los admitidos, y su jerarquía en la aplicación.

Podremos comunicarnos con ellos al instante (si tenemos derecho a ello).

Los permisos de los usuarios según su jerarquía en la aplicación se puede ver en el menú “Users permissions”.