Destinatarios
Empresas y organizaciones públicas cuyos departamentos deben introducir y validar periódicamente multitud de documentos susceptibles de tener varias versiones sucesivas, garantizando un único ejemplar válido para usuarios determinados
Tecnología
Aplicación web online, ya sea en cloud, standard u on-premises (instalada en el datacenter del cliente). Web services.
Requerimientos
Cualquier sistema operativo que permita usar los navegadores web habituales, tanto del lado del usuario como del servidor
Mantener actualizado un sistema documental es una tarea sencilla y ágil mediante TQ /doc. Partiendo de la base elaborada por el I.C.T. (Institut Català de la Tecnologia) hemos desarrollado TQ /doc, para gestionar la documentación de toda la empresa con criterios de seguridad, fiabilidad y facilidad de utilización por usuarios no experimentados en el manejo de las herramientas informáticas.
El circuito de validación de un documento pasa por la edición, revisión, autorización, distribución y finalmente pasará a ser válido (hasta que se necesite una nueva revisión).
Los documentos están organizados por niveles jerárquicos, por departamentos y asignados a grupos de usuarios previamente configurados, así cada usuario sólo tiene acceso a un determinado grupo de documentos asignados a él o al grupo de usuarios al que pertenece.
Todo el flujo de información para las notificaciones de los procesos de edición, revisión y autorización se realiza mediate correo electrónico, quedando guardado el estado en que se encuentra el documento en cada instante.
El usuario puede escoger entre los 5 idiomas disponibles, e incluso crear uno propio.
Gestionar las nuevas versiones de un documento y el proceso de validación del mismo como nuevo documento, nos ofrece un histórico de la evolución, de tal modo que ante cualquier reclamación de un cliente, podemos ver al momento qué documento estaba vigente en aquella fecha.
La flexibilidad de TQ /doc permite que cada campo pueda ser personalizado según la interpretación que se quiera dar al mismo.
Los documentos se pueden agrupar por Niveles, Departamentos, Usuarios, Grupos de Usuarios, Ámbitos de Aplicabilidad y Tipos lo que permite una ágil localización.
Los usuarios se agrupan por tres niveles: Normal para crear, revisar y autorizar documentos, Gestor para gestionar el TQ /doc y Observador que sólo puede visualizar el documento.
La estructura organizativa de TQ /doc está formada por diferentes niveles jerárquicos, que podemos adaptar a nuestras necesidades.
La aplicación admite casi cualquier tipo de documento, ya sea gráfico en sus diferentes formatos (png, jpg, tiff, bmp), PDF, Office (MS Office, Libreoffice y Openoffice), y también correos electrónicos.
TQ /doc está avalado por su difusión en empresas multinacionales, PyMEs y organizaciones que necesitan una sólida sistemática documental, base del conocimiento de toda empresa.
Con la gestión electrónica de la documentación se consigue agilizar el proceso de publicación de un documento, con el consiguiente ahorro de tiempo y dedicación por parte de los responsables del sistema documental.
A su vez, se consigue reducir la utilización del papel como soporte para la documentación tanto en la fase de elaboración como en su distribución posterior. Por último, la gestión electrónica nos facilita el control de infinidad de documentos sin necesidad de preocuparnos por la existencia de copias no controladas.
